Budgetierung 2016: Drei eBooks, die Ihre Jahresplanung revolutionieren

Geschafft! Georg Strauß, Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, hat gemeinsam mit Controlling und Management die neue Budgetierung aufgestellt. Ein wahrer Kraftakt. Und jetzt? Merkt er, dass wertvolle Zeit vergangen ist und viele Kundenbelange zu kurz gekommen sind.

Neue Wege bei der Budgetierung

Zu zeitintensiv und zu ungenau, so lautet die Kritik an der traditionellen Budgetierung. Controlling und Fachabteilungen arbeiten lange, um Informationen für die Jahresplanung zusammenzustellen. Der Aufwand übersteigt oft den Nutzen. Es kann klug sein, neue Wege zu gehen, etwa mit innovativen Budgetierungsmethoden. Der Weiterbildungsverlag quayou bietet drei eBooks dazu an: „Better Budgeting: Die Planung verbessern“, „Advanced Budgeting: Marktgerechter planen“ und „Beyond Budgeting: Unternehmensziele statt Planziele erfüllen“. Damit beschleunigen Sie den Planungsprozess. Die Vorteile sind relevantere und genauere Aussagen.

Transparent kommunizieren

Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung der neuen Budgetierung ist, dass alle an einem Strang ziehen. Das oberste Gebot lautet daher: transparente Kommunikation! Holen Sie von Beginn an alle Beteiligten mit ins Boot und informieren Sie regelmäßig, etwa via Mitarbeiterzeitschrift, E-Mail, Intranet oder Aushängen. Da sich die vertraute Planungslogik deutlich ändert, kommt es häufig zu Widerständen. Die überwinden Sie mit einem klar formulierten Ziel, das unmittelbar den Nutzen zeigt: Am Ende des Projektes steht eine aussagekräftigere und effizientere Planung!

Better Budgeting – Verbesserung an einzelnen Stellen

Der Weg zur effizienteren Budgetierung ist unterschiedlich. Er variiert nach Art und Größe des Unternehmens. Auch das Bestehen oder Fehlen eines Budgetierungssystems ist ausschlaggebend. Gibt es bereits einen etablierten Planungsprozess, eignet sich „Better Budgeting“. Es ist keine in sich geschlossene Methode, sondern ein Katalog verschiedener Maßnahmen. Sie helfen, die traditionelle Planung zu verbessern. Dies ist eine eher konservative Art. Sie greift am wenigsten radikal in den bisherigen Prozess ein und lässt vorhandene Strukturen bestehen.

Nach der Planung ist vor der Planung

Bevor die Planungsphase beginnt, sollten alle Beteiligten das bisherige Vorgehen bei der Budgetierung analysieren und fragen: Was kann realistisch verbessert werden? Was wird von allen Ebenen mitgetragen? In der Planungsphase werden dann die besprochenen Maßnahmen umgesetzt. Setzen Sie direkt im Anschluss fest, wann der Vorbereitungsworkshop für die nächste Phase stattfinden soll. Dann sind allen Verantwortlichen die besprochenen Punkte noch präsent.

Better Budgeting in der Praxis

Beim „Better Budgeting“ können Sie vier Kategorien kombinieren oder einzeln anwenden. Bei „Integration“ prüfen Sie gemeinsam, wie gut die verschiedenen Ebenen der Planung verknüpft sind. Was genau Sie erreichen wollen, wird im Bereich „Ziele fokussieren“ analysiert. Der Frage, wie sich der Weg vereinfachen lässt, erforschen Sie im Bereich „Komplexität verringern“. „Kontinuität schaffen“ bedeutet, dass sich Mitarbeiter nicht an wenigen Tagen im Jahr geballt um die Budgetierung kümmern, sondern stetig daran arbeiten.

Advanced Budgeting – Planung für Fortgeschrittene

Eine weitere Methode nennt sich „Advanced Budgeting“, die unterschiedliche Konzepte integriert. Sie entwickeln die traditionelle Budgetierung weiter. Bei der quayou Methode liegt der Schwerpunkt auf dem sogenannten Activity Based Budgeting, einer prozessorientierten Planungsmethode. In ihrem Mittelpunkt stehen Kundenbedürfnisse, etwa Produktion oder Dienstleistungen. Der Prozess gliedert sich in acht Schritte, die unter den Begriffen „Ziele“ und „Kosten“ zusammengefasst sind. Es werden Fragen gestellt, wie etwa: Wo will das Unternehmen hin? Wie sollen die Ziele erreicht werden? Was kostet wie viel?

Fokus von Advanced Budgeting

Mit Fragen und Aussagen fokussieren Sie zum einen die Budgetierung stärker. Zum anderen richten Sie Ihr Unternehmen mehr auf den Markt aus. Das Ziel der Fokussierung ist es, weniger Daten zu produzieren. Diese sind umso relevanter und besser verwertbar. Überflüssige Daten gehören der Vergangenheit an. Bei der Marktorientierung stehen die Kundenbedürfnisse im Mittelpunkt. Und zwar auch und gerade während der Planungsphase. Denn dann wird der Kundenkontakt oft vernachlässigt und der Blick fast ausschließlich auf das Unternehmen gerichtet.

Freie Ressourcen schaffen

Von dieser „fortgeschrittenen Planung“ profitieren große und kleinere Unternehmen gleichermaßen. Es spielt keine Rolle, ob ein Planungsprozess bereits realisiert ist oder ein Planungssystem eingeführt werden soll. Fakt ist: Die effizientere Budgetierung setzt Ressourcen frei. Diese können Sie für andere Projekte einsetzen – etwa im Kundenbereich. Außerdem erhalten Sie einen Plan mit aussagekräftigen, hilfreichen Daten. Vorkenntnisse für die Methode, etwa im Bereich Controlling oder Prozesskostenrechnung sind hilfreich – aber kein Muss.

Beyond Budgeting – starre Strukturen ade

Sehr gute Kenntnisse – vor allem des Unternehmens – braucht es allerdings für „Beyond Budgeting“. Ebenfalls von Vorteil ist, wenn es bisher kein Planungssystem gab. Diese Art der Budgetierung bricht mit starren Strukturen und verändert das Vorgehen radikal. Sie setzt auf Eigenverantwortung, Flexibilität und Mitsprache. Kalenderjahre, feste Vorgaben oder im Detail ausgefeilte Zahlenreihen spielen keine Rolle mehr. Die Methode eignet sich für größere mittelständische Unternehmen und Großunternehmen. Für kleine Firmen ist die Umsetzung sehr aufwendig. Dort bietet es sich an, nur einzelne Elemente zu nutzen.

Revolution in zwölf Schritten

„Beyond Budgeting“ folgt einem zwölfstufigen Schema. Es teilt sich in zwei Blöcke: „Unternehmenskultur“ und „Unternehmensführung“. Der erste Teil bezieht sich darauf, wie Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden und was daran geändert werden soll. Dies erfordert Zeit und Fingerspitzengefühl. Eingeschliffene Kulturen zu ändern ist schwer.

Flexibilität bringt Erfolg

Der zweite Teil („Unternehmensführung“) bezieht sich auf den Managementprozess. Insbesondere sollen flexible Prozesse eingeführt werden. Mit ihnen können Sie Veränderungen in der Firmenumwelt berücksichtigen und schneller auf aktuelle Entwicklungen reagieren. Die Leistungsbereitschaft des Managements halten Sie so dauerhaft aufrecht. Das gelingt zum Beispiel, indem Sie relative statt fester Ziele vereinbaren.

Probleme erkennen – Lösungen umsetzen

Die Implementierung aller drei Budgetierungsmethoden kann Schwierigkeiten mit sich bringen. Schließlich werden Besitzstände angegriffen und Routinen durchbrochen. Der Autor Stefan Behringer geht in den eBooks auf Schwierigkeiten ein und stellt Lösungen vor. Zum Beispiel, wie Sie verhindern, dass ein Kostenstellenverantwortlicher sich nicht plötzlich bedeutungslos fühlt. Oder wie die persönliche Leistungsfähigkeit einzelner Mitarbeiter nicht negativ beeinflusst wird.

Wer nicht wagt, der nicht gewinnt

Auch wenn der Einsatz neuer Methoden im Bereich der Budgetierung Probleme mit sich bringt – es lohnt es sich den Schritt zu wagen und neue Wege zu gehen! Denn Sie werden belohnt mit akkuraten Ergebnissen, relevanten Daten, mehr Marktorientierung, frei werdenden Ressourcen und größerer Flexibilität. Die Mitarbeiter kümmern sich in der Planungsphase nicht nur um das Unternehmen. Sie behalten auch die Kundenbelange im Blick. Die Budgetierung regeln die Zuständigen dann über das ganze Jahr verteilt. Und vernachlässigen keine anderen Aufgaben.

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