Beyond Budgeting: Vermeiden Sie typische Planungsfehler

Georg Strauß, Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebs, ist ratlos. Trotzdem er eine ausführliche Jahresplanung gemacht hat, haben viele Manager ihre Planziele nicht erreicht. Die Stimmung ist schlecht. Viele Kundenbelange sind zu kurz gekommen. Was soll er im nächsten Jahr anders machen? Eine Möglichkeit ist, einen neuen Weg in der Budgetierung zu gehen. Zum Beispiel mit Beyond Budgeting.

Beyond Budgeting = mehr Marktorientierung

Als Gegenentwurf zur traditionellen Planung haben mehrere Praktiker Ende der 90er Jahre in den USA ein neues System entwickelt: Sie nannten es Beyond Budgeting. Das bedeutet sinngemäß: Planung überwinden. Diese Methode behält gut funktionierende Instrumente bei und geht dort neue Wege, wo die Planung kompliziert war. Zu den negativen Aspekten der üblichen Planung zählen etwa extreme Arbeitsüberlastung im Controlling, enorm hohes Zuarbeiten vom Management und wenig Zeit für Kundenbelange. Ein weiterer Negativaspekt: Die variable Vergütung ist oft an das Erreichen der Unternehmensziele gekoppelt. Das verleitet dazu, die Ziele bewusst niedrig anzusetzen. So sind Boni leichter zu schaffen. Aber das Unternehmen leidet und schöpft nicht das tatsächliche Potenzial aus. Beyond Budgeting führt zu mehr Marktorientierung. Es macht Unternehmen flexibler. So können diese schneller auf veränderte Marktbedingungen oder Kundennachfragen reagieren. Statt strikt den einmal festgelegten Plan umzusetzen, verfolgen die Mitarbeiter nun Unternehmensziele – und das immer mit Blick auf und in Relation zu Marktlage und Wettbewerb.

Für Controller und Manager

Von Beyond Budgeting profitieren insbesondere Controller und Manager größerer mittelständischer Unternehmen und Großunternehmen. Für kleinere Unternehmen ist es besser, nur einzelne Elemente aus der Methode auf ihr Unternehmen zu übertragen. Denn der Aufwand, das ganze System zu implementieren, ist gegenüber dem Nutzen zu groß. Um die Methode einzusetzen, braucht es sehr gute Kenntnisse des Unternehmens. Die Einführung ist einfacher, wenn noch kein Planungssystem vorhanden ist. Beyond Budgeting setzt auf Eigenverantwortung, Flexibilität und Mitsprache. Enge Planungskorsette gehören der Vergangenheit an. Kalenderjahre, feste Vorgaben oder im Detail ausgefeilte Zahlenreihen spielen keine Rolle mehr.

Revolution in zwölf Schritten

Beyond Budgeting teilt sich in zwei Blöcke mit insgesamt zwölf Schritten. Der erste Block mit sechs Schritten bezieht sich auf die „Unternehmenskultur“. Ziel ist es herauszufinden, wie Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden und was daran geändert werden soll. Dies erfordert Zeit und Fingerspitzengefühl. Beyond Budgeting sieht vor, dass die Entscheidungen in Zukunft dezentral, also von operativen Managern getroffen werden. Das entlastet die Firmenleitung und gibt den Managern eine verantwortungsvolle Rolle.

Netzwerke statt Abteilungen

Weitere Änderungen betreffen die Organisation und die Koordination des Unternehmens. So sollen etwa Abteilungen aufgelöst und stattdessen in ein Netzwerk überführt werden. Eine von Hierarchieebenen unabhängige Kommunikation ist das Ziel. Noch einen Schritt weiter geht Beyond Budgeting mit der Änderung, dass Dienstleistungen intern mit Preisen versehen werden. So wird transparent, dass Aufgaben innerhalb des Unternehmens Kosten verursachen. Ressourcen werden dadurch effizienter eingesetzt. Eine besondere Aufgabe kommt auf die Firmenleitung zu. Sie wird zum Coach und Förderer. Statt zu kontrollieren, unterstützt sie die Mitarbeiter. Das wirkt sich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus.

Flexibilität bringt Erfolg

Der zweite Block beim Beyond Budgeting widmet sich der „Unternehmensführung“ und bezieht sich auf den Managementprozess. Insbesondere geht es darum, Flexibilität zu schaffen. Mit adaptiven Prozessen können Unternehmen unmittelbar auf aktuelle Veränderungen in der Firmenumwelt reagieren. Das hält auch die Leistungsbereitschaft des Managements aufrecht. „Setzen Sie relative statt fester Ziele“, rät der Experte Stefan Behringer in seinem eBook „Beyond Budgeting: Umternehmensziele statt Planziele erfüllen.“ So können Sie zum Beispiel direkt auf Konjunktureinbrüche reagieren. Weiter empfiehlt der Professor für Betriebswirtschaftslehre kontinuierlich zu planen. Der Planungsprozess sollte laufend aktualisiert und ergänzt werden. Der anfängliche Mehraufwand wird sich schnell durch die effizientere Steuerung reduzieren. Auch Fehlentwicklungen werden so früher erkannt und Gegenmaßnahmen können zeitig eingeleitet werden.

Ad-hoc-Anfragen

Vermeiden Sie personelle Engpässe, indem Sie Ad-hoc-Anfragen einplanen. Ergeben sich etwa spontan größere Vertriebschancen, können direkt zusätzliche Mitarbeiter angefordert werden. Doch Vorsicht, hier liegt auch eine Gefahr. Nämlich dann, wenn mehrere Abteilungen gleichzeitig mehr Mitarbeiter anfordern. Machen Sie Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich, erhöht das die Eigenverantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter. Sie können dann selbst prüfen, wie gut sie auf Kurs liegen. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter die gleichen Kennzahlen und Softwaresysteme verwenden.

Seien Sie mutig

Beyond Budgeting greift stark in die bisherigen Strukturen ein. Stellen Sie sich darauf ein, dass es Widerstände gibt. Diese können Sie überwinden, wenn Sie als Geschäftsführer gemeinsam mit dem leitenden Management hundertprozentig hinter der neuen Methode stehen – und das auch aktiv zeigen. Zum Beispiel mit einer Rede oder einem unterzeichneten Bericht in der Mitarbeiterzeitschrift.

Auch mit kleinen Schritten zum Erfolg

Beyond Budgeting eignet sich besonders für Unternehmen, mit wenig komplexen Strukturen – zum Beispiel Werbeagenturen. Doch auch große Unternehmen wie etwa Ikea, Aldi oder dm haben Erfahrungen mit Beyond Budgeting gesammelt. Geschäftsführern, die eine gesamte Umstellung auf  Beyond Budgeting als zu radikal empfinden, rät Stefan Behringer: „Führen Sie nur einzelne Teile des Konzepts ein. Beheben Sie zum Beispiel lediglich Fehlentwicklungen, die durch Planungen entstehen können. Aber belassen Sie ansonsten bewährte Strukturen so, wie sie sind!“ Schon mit kleinen Änderungen verbessert sich der Planungsprozess in einem Unternehmen.

Titelbild: Pixabay

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