Better Budgeting – Das Geschäftsjahr effizienter und genauer planen

Better Budgeting – Das Geschäftsjahr effizienter planen

Die Budgetierung soll viele Aufgaben erfüllen: Vorgänge in den verschiedenen hierarchischen Ebenen und Verantwortungsbereichen eines Unternehmens koordinieren, die Mitarbeiter zu einer hohen Leistung motivieren und zu erwartende Ergebnisse vorhersagen.

Better Budgeting als neuer Ansatz der Budgetierung

Die klassische Budgetierung entstand in den 20er Jahren des letzten Jahrhunderts in den USA und war vermutlich eines der besten Managementkonzepte der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts. Allein diese zeitliche Differenz zur Gegenwart lässt klar werden, dass Handlungsbedarf besteht. Unternehmen müssen heute, im Gegensatz zum Anfang bzw. Mitte des letzen Jahrhunderts, im Wettbewerb des Käufermarktes und nicht mehr des Verkäufermarktes bestehen. Um nachhaltig erfolgreich zu bleiben, müssen Unternehmen heutzutage Faktoren, wie z. B. Beziehungen zum Kunden, Humankapital oder Investorenbefriedigung beachten.

Um der steigenden Umweltdynamik und der deutlich komplexer werdenden Unternehmensaktivitäten sowie der im Laufe der Zeit zunehmenden Kritik an der klassischen Budgetierung gerecht zu werden, wurden im Laufe der Zeit unter verschiedenen Schlagwörtern mehrere Lösungsansätze, die von einer Neugestaltung der Budgetierung (Better Budgeting) bis hin zu ihrer vollständigen Elimination (Beyond Budgeting) reichen, eingeführt. Beide Ansätze konzentrieren sich mehr auf relative, benchmarkorientierte Ziele, wogegen in der klassischen Budgetierung absoluten Ziele verfolgt werden.

Kritik an der klassischen Budgetierung

Wesentliche praktische Probleme der Budgetierung sind:

  • Fehlende Verbindung zwischen strategischer und operativer Planung: Die Strategien werden somit in der operativen Planung zu wenig in konkrete Maßnahmen umgesetzt und nur selten wertmäßig abgebildet.
  • Eindimensionalität: Die Budgetierung umfasst meist nur monetäre Größen, während qualitative nichtmonetäre Bestandteile unberücksichtigt bleiben.
  • Geringe Aktualität und Flexibilität: Ursache sind vor allem eine lange Erstellungsdauer und die Festschreibung der Budgets während des Planungshorizonts. Viele Unternehmen stellen dann zu Beginn des Geschäftsjahrs fest, dass ihre Budgets bereits nicht mehr aktuell und kaum noch zur Steuerung geeignet sind. Trotzdem finden oft keine Zielanpassungen an die geänderten Rahmenbedingungen statt.
  • Hoher Ressourcenaufwand: Die Budgetierung verursacht bei den Linienverantwortlichen, der Unternehmensführung und insbesondere im Controlling erheblichen Zeitaufwand. Gründe hierfür sind langwierige Planungsschleifen, zeitintensive Budgetverhandlungen, eine starre Periodenfixierung, unzureichende Informationssysteme und eine zu geringe Abstimmung der Teilpläne. Der größte Ressourcenfresser ist der hohe Detaillierungsgrad der Pläne.
  • Fehlende Akzeptanz: Vor allem Controller klagen bei der Budgetierung häufig über Verzögerungen bei der Abgabe der Teilpläne oder geringe Sorgfalt bei der Erstellung der Planentwürfe als Folgen einer mangelnden Motivation der dezentralen Linienverantwortlichen.

Das Better Budgeting

Das Better Budgeting, auch die verbesserte Planung genannt, steht für eine Reihe unterschiedlicher Verbesserungsmaßnahmen, um die Budgetierung schneller, einfacher und damit effizienter zu machen. Die Rolle sowie die Stellung der operativen Planung und Kontrolle werden dabei nicht infrage gestellt. Das bestehende Planungs- und Kontrollsystem soll in kleinen, evolutionären Schritten verbessert werden.

Die Vorschläge beziehen sich vor allem auf zwei Bereiche:

  • Planungs- und Kontrollablauf: Die Planungs- und Kontrollprozesse sollen einfacher und \lexibler werden. Um Planungsschleifen zu reduzieren, werden verstärkt Top- down-Vorgaben eingesetzt. Die Fremdkontrolle wird dagegen zugunsten der Selbstkontrolle eingeschränkt. Abweichungen sind nur bei Überschreitung vorher vereinbarter Toleranzen an die vorgesetzte Ebene zu melden. Die Budgetvereinbarung und -verabschiedung wird vereinfacht.
  • Planungs- und Kontrollinhalte: Durch Konzentration auf wenige wesentliche Zielgrößen wird der Detaillierungsgrad der Planung und Kontrolle gesenkt und die Flexibilität sowie Prognosegenauigkeit werden erhöht. So werden z.B. im Umsatzbudget nur noch wichtige Produkte detailliert geplant, während alle anderen gemeinsam und im Durchschnitt – z. B. auf Ebene der Produktgruppen – betrachtet werden. Die Bedeutung eines Produktes bemisst sich dabei z.B. anhand des Deckungsbeitrags, des Umsatzvolumens oder der Marktposition. Ebenso können viele Kostenarten und Kostenstellen zusammengefasst werden.

Ziele von Better Budgeting

Better Budgeting ist streng genommen kein geschlossenes Konzept, da es kein einheitliches Verfahren zur Verbesserung gibt. Es handelt sich eher um eine Sammlung verschiedener Gestaltungsansätze, welche dabei helfen sollen, die Probleme der Budgetierung zu beheben oder abzuschwächen. Das muss nicht zwingend negativ zu sehen sein. Immerhin können so auf einem sehr pragmatischen Wege die individuellen Probleme eines Unternehmens mit der Budgetierung angegangen werden.

Better Budgeting baut also auf der traditionellen Budgetierung auf und passt sie den heutigen Erfordernissen an.

Die wesentlichen Ziele von Better Budgeting bestehen in der Vereinfachung, Flexibilisierung und Beschleunigung der traditionellen Budgetierung.

Es ist darauf hinzuweisen, dass es sich bei den Better Budgeting Maßnahmen um Einzelvorschläge handelt, die meistens auf ein spezifisches Problem gerichtet sind. Auch wenn die Kombination von verschiedenen Maßnahmen vorteilhaft sein kann, dürfen sie grundsätzlich nicht als kollektives Set betrachtet werden. Ein Unternehmen, das beispielsweise seine operative Planung stärker mit den Strategien verknüpfen will, wird aus Better Budgeting u.U. vollkommen andere Maßnahmen ableiten, als ein Unternehmen das primär Probleme mit zu schnell veralteten Plänen hat.

Verkürzung des Planungsprozesses durch Better Budgeting

Bei einer zu kurzen Zeitvorgabe leidet eventuell jedoch die Planungsqualität. Die Planungsdauer muss daher individuell ermittelt und vorgegeben werden. Den Planungseinheiten muss dabei die hohe Priorität der Planung vermittelt werden, da ein langer Planungsprozess hohe Kosten verursacht.

In Form eines Planungskalenders werden die einzelnen Planungsträger, Planungsschritte und die dazugehörigen Termine vorgegeben. Bei der Erstellung des Planungskalenders können offene Fragen im Vorfeld geklärt werden. Dies hilft Zeitverzögerungen im eigentlichen Planungsprozess zu vermeiden.

Fazit

Better Budgeting kann zur Beschleunigung der Planung, zur Reduktion des Planungsaufwands und zu höherer Aktualität beitragen.

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Titelbild: Pixabay

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