Advanced Budgeting

Advanced Budgeting – die Methode für mehr Effektivität und Marktorientierung

Die Methode des Advanced Budgetings dient einer fortgeschrittenen Planung im Budgeting des Unternehmens. Das bedeutet, dass die Planung stärker fokussiert wird. Eine marktgerechtere Planung als im traditionellen Budgeting leitet einerseits die Steuerung- und Koordinierungsfunktion, andererseits das Zusammenspiel von Planung und Vergütung. Dazu dient das Ineinandergreifen von Planung und Vergütung.  

Ein stärkerer Fokus wird in dieser Methode durch präzise Aussagen erreicht. Im traditionellen Budgeting werden die Umsätze und Gewinne oftmals zu tief prognostiziert. Dadurch fehlt den Mitarbeitern sowie dem Management der nötige Ehrgeiz und die Motivation. Das Potential des Unternehmens wird auf diesem Wege jedoch nicht vollkommen genutzt.  

Mit dem Advanced Budgeting können sowohl Unternehmen mit mehreren Standorten als auch Unternehmen mit heterogener Produktion arbeiten.  

Es eignet sich somit für alle Unternehmensformen. Involviert sein im Prozess des Advanced Budgetdings sollten alle Mitarbeiter, die an der Planung im Controlling teilnehmen, sowie die Unternehmensleitung.

Synonym zum Advanced Budgeting wird der Begriff des Activity Based Budgetdings gebraucht. Voraussetzung für eine erfolgreiche Mitarbeit innerhalb dieser Planungsmethode ist die Kenntnis der Prozesskostenrechnung. Es handelt sich zudem um eine offene Methode, denn verschiedene Konzepte werden im Advanced Budgeting vereint. Dazu wurden das traditionelle Budgeting und Planungen weiter entwickelt.  

Daraus entstand eine prozessorientierte Planungsmethode  in acht unabhängigen Projektschritten. Ein wichtiger und entscheidender Pfeiler in der Durchsetzung der Methode ist die Rückendeckung durch die Unternehmensleitung. Da die Abläufe sich genauso ändern werden wie die Logik der Planung, sind Widerstände gegen den neuen Prozess sehr wahrscheinlich. Vielfach geht es um das Umwerfen bisheriger Besitzstände sowie die Frage nach dem richtigen Umgang mit den Ergebnissen im Advanced Budgeting. In Bezug auf andere Methoden steht das Advanced Budgeting zwischen den Methoden des Better Budgeting und des Beyond Budgeting, sodass es zu einer Optimierung der Unternehmensprozesse kommt.

Budgeting für eine erfolgreiche Planung

Kundenbedürfnisse werden im Bereich Produktion und Dienstleistung in den Mittelpunkt gestellt. Am Anfang dieser Prozessorientierung steht die Zielfestlegung. Dazu muss erörtert werden, welche Richtung für das Unternehmen eingeschlagen werden soll. Die Umsetzung erfolgt danach Schritt für Schritt. Planungsbeteiligte sollten sich fragen, wo das Unternehmen sich in der Zukunft sieht. Dazu ist die Festlegung von wirtschaftlichen Zielen unumgänglich. Das Top-Management, der Aufsichtsrat und der Eigentümer des Unternehmens sind an den Entscheidungen beteiligt. Als nächste Frage stellt sich, wie das Unternehmen die formulierten Ziele erreichen will. Die tatsächlichen Ergebnisse werden mit den Outputs definiert, damit die angestrebten Outcomes, also die gewünschten Ergebnisse, erreicht werden können.  

Doch was muss dann im Unternehmen passieren, damit die Ziele erreicht werden können? Umsatzzahlen können oftmals erhöht werden, indem neue Kunden an das Unternehmen gebunden werden. Werbeaktionen und Marketingmaterial müssen zur Umsetzung des Advanced Budgetdings hergestellt werden. Vertrieb und Marketing arbeiten eng miteinander zusammen.

Danach stellt sich die Frage welche Aktion welchen Output herrufen sollte. Dabei helfen die vorher festgelegten Aktivitäten, denn diese stellen die Basis für die Outputs dar. Im Anschluss erfolgt die Verbindung zwischen den Aktivitäten und den Outputs. Ein zusätzlicher wichtiger Punkt ist die Kostentransparenz. Speziell die Änderung der Kosten, wenn sich bestimmte Prozesse im Leben ändern, sind entscheidend. Gleichzeitig wird der Beschäftigungsgrad durch strategische Planung des Unternehmens beeinflusst. Operative und strategische Planung werden dabei in Zusammenhang gestellt. Die herausstechenden Kostenpositionen müssen den entsprechenden Kosten zugeordnet werden. Zur Zielerreichung sollten deshalb die Kosten pro Einheit klar dargestellt sein. Darunter fallen beispielsweise die Kosten für die Werbemaßnahmen. Als fehlerhaft erwiesen hat sich die Orientierung an den Vorjahreszahlen, die vielfach plus eine Verminderung dargestellt werden. Jedoch bleiben auf diesem Wege die Einsparpotentiale unerkannt. Deshalb geht das Advanced Budgeting von einer kompletten Neuetablierung aus, dem sogenannten Zero Base Budgeting. Versteckte Potentiale kommen so zu Tage. Dennoch ist die Methode sehr aufwendig im Gegensatz zur traditionellen Methode. Somit erniedrigt sich auch die Frequenz der Planungsphase, denn mit dieser Methode kommt es nur alle paar Jahre zu einer neuen Planung.

Schließlich stellt sich die Frage nach dem Niveau für den Output. Die Kosten für die Gesamtaktivität stellt einen weiteren wichtigen Faktor dar. Berechnen lassen die Gesamtkosten aus dem Produkt von Kosten pro Einheit und notwendige Einheiten der Aktivität. Als Ausgangspunkt wird der am Markt realisierte Preis wie im Marketing und Vertrieb genommen und damit die maximalen Kosten festgelegt. Ist dieser Schritt abgeschlossen, geht es um das Kontrollieren und Verbessern. Einerseits geht es um die Budgetvergabe, die sich damit beschäftigt, wie viel Geld wofür ausgegeben wird, andererseits geht es um die Umsetzung des Budgets und Abweichungen.

Welche Änderungen und Verbesserungen treten durch das Advanced Budgeting ein?

Durch das Advanced Budgeting ändert sich die Personalverantwortung im Unternehmen. Die Organisation in anderen Bahnen wird mit Sicherheit Widerstände hervorrufen. Darauf sollten die Verantwortlichen mit offener Kommunikation über die Kosten reagieren. Dies kann in Form von Rundmalis an die Mitarbeiter geschehen sowie auch  durch Artikel in einer Unternehmenszeitschrift. Das gehobene und mittlere Management bekommt nach dieser Umstellung erst einmal nicht die gewohnten Informationen. Eine Vorabinformation aber den zukünftigen Informationsgehalt kann da Abhilfe schaffen.

Titelbild: Pixabay

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